Материалы сайта www.evrey.com
Посещайте наш сайт ежедневно!


Если бы тогда

В эпоху компьютеров и электронной почты нам время от времени приходится оставлять на автоответчике потенциального собеседника и голосовые сообщения. Чтобы назначить встречу с клиентом или консультантом, договорится об интервью и т.п. И от того, насколько умело такое сообщение составлено, зависит, какое впечатление оно произведет на «адресата»: будет ли он вам перезванивать или сотрет сообщение и забудет о нем…

ИСКУССТВО СОСТАВЛЕНИЯ ГОЛОСОВЫХ СООБЩЕНИЙ

Джим Ситрин

Без голосовых сообщений на автоответчике обойтись очень трудно. Особенно — занятым деловым людям. Они помогают успешно справляться с множеством задач. При этом огромное значение имеет не только содержание, но и тон ваших сообщений. Их эффективность значительно повысится, если вы воспользуетесь нашими советами.

1. Заранее определите цель вашего сообщения

Не пытайтесь вкладывать в него все сразу — например, договориться о заключении сделки или запланировать собеседование. Оставляя сообщение, вы должны поставить перед собой одну-единственную цель — чтобы вам перезвонили.

2. Важно, чтобы ваш голос звучал уверенно и оптимистично

Оставленное вами сообщение создает у «адресата» достаточно четкое представление о том, кто вы, и какое положение в обществе занимаете. Поэтому вам следует дать ему понять, что вы — человек уважаемый и знаете себе цену.

Энергичные, позитивно настроенные люди, как правило, занимают более выгодные позиции, чем вялые зануды. Внимание: в вашем голосе ни в коем случае не должно звучать подобострастие — у большинства людей это вызывает раздражение.

3. Найдите «звено», связывающее вас с человеком, которому вы оставляете сообщение

Обычно люди охотнее перезванивают тем, кто с ними чем-либо связан. Поэтому лучше, к примеру, стоит включить в сообщение имя человека, общего знакомого, который посоветовал вам позвонить. Или, скажем — организации, в которой вы в разное время работали. Или, может быть — город, где вы оба родились и т.д.

Заранее наведите справки, и творчески подойдите к данной задаче.

4. Не забывайте: краткость — сестра таланта

Современные люди постоянно страдают от недостатка времени. Поэтому постарайтесь составить свое сообщение так, чтобы оно было максимально коротким. Вряд ли кого-то обрадует, если автоответчик выдаст информацию: «Новое сообщение, получено в 19:45, продолжительность — пять минут».

5. Четко сформулируйте свое обращение

Человек, скорее всего, перезвонит вам, если будет знать, на какую тему вы собираетесь с ним говорить (если, конечно, эта тема его интересует).

Поэтому, оставляя сообщение, объясните, что ждете ответа на такой-то вопрос, на осуждение которого, на ваш взгляд, понадобится столько-то времени. Многие люди опасаются встреч с собеседником, если он в своем сообщении сделал лишь туманный намек на проблему, которую хочет обсудить. В подобных случаях у «адресата» возникает ощущение, что разговор с человеком, оставившим такое сообщение, можется растянуться на века.

6. Внятно, не спеша, продиктуйте номер контактного телефона или адрес электронной почты для связи

Это кажется само собой разумеющимся. Однако огромное количество людей настолько быстро и невнятно проговаривают контактную информацию, что их сообщения, чтобы что-то разобрать, приходится слушать несколько раз. Чем отчетливее вы назовете свой номер телефона, тем выше вероятность того, что вам тут же перезвонят.

Советую оставлять и адрес своей электронной почты. Такой вариант ответа на ваш звонок может показаться «адресату» более привлекательным — он ни к чему не обязывает и предоставляет возможность ответить в любые удобные для человека часы.

Для того, чтобы наглядно продемонстрировать то, о чем мы только что говорили, приведу здесь тексты трех сообщений, оставленных на моем автоответчике (личная и контактная информация изменена).

Сообщение первое: «Добрый день, г-н Ситрин. Вас беспокоит Дик Уайт из «Бэйн энд Компании». Я работаю здесь уже три года, и мне хотелось бы перейти из сферы консалтинга по менеджменту в общий менеджмент в области либо технологий, либо масс-медиа. Насколько я понимаю, вы специализируетесь на работе с менеджерами и клиентами именно в этих областях. Я был бы благодарен, если бы мы могли встретиться и обсудить мои перспективы. Номер моего телефона (646) 555-1234, мой email - richardbwhite@bain.com».

Сообщение второе: «Здравствуйте, Джим, это Кейт Питерс, и я звоню вам по поводу рекомендации, которую вы дали вашему бывшему коллеге Тони Томпсону. На данный момент мы ведем с ним переговоры относительно его возможного перехода в нашу компанию. Не могли бы вы перезвонить мне в течение ближайших двух-трех дней для того, чтобы мы могли обсудить его сильные и слабые стороны? Если вам удобнее, я могу попросить моего секретаря организовать нашу встречу. Мой рабочий телефон (212) 555-5678».

Сообщение третье: «Здравствуй, Джим, это Дэннис Лайонс. Мы вместе заканчивали Вассарский колледж в 1998 году, и в данный момент я работаю в небольшой Интернет-компании в Пало Альто. В течение ближайших 48 часов мне необходимо принять важное решение, и я очень хотел бы с тобой проконсультироваться. Это займет не более пяти-семи минут твоего времени. Мой рабочий номер телефона (650) 555-9101, номер моего мобильного (650) 555-1121, адрес электронной почты dlions@dlions.com. Заранее спасибо!».

Итак, кому, как вы думаете, я перезвонил?

Я ответил на второе и третье сообщение, а первое — стер первое без особых угрызений совести. Этот разговор обещал быть долгим, позвонившего ничего со мной не связывало, и, кроме того, он произвел на меня впечатление достаточно неопытного, при этом уже немолодого человека.

Экономический раздел портала yahoo

Перевод с английского